“Ik stuur graag een team aan en ik voel aan waar ik kan ondersteunen. Daarnaast zorg ik dat klanten zich welkom voelen.”

In het kort

Ben jij een anticiperende problem-solver, geef je graag dagelijks leiding aan een dynamisch team van 10 – 20 mensen op kantoor en op afstand en vind je het leuk om de spil in het web te zijn? Dan is onze vacature Office Manager (m/v, 36-40u) misschien wel iets voor jou!

Bedrijfsprofiel
Multi-Value, improving by measuring & coaching, voert jaarlijks 60.000+ klantbelevingsbezoeken uit voor haar klanten in diverse sectoren, waaronder automative, retail, banken en hospitality. De organisatie kenmerkt zich door de informele sfeer en haar korte lijnen en enorme gezamenlijke drive.

Afgelopen jaar vierden we ons 20-jarig bestaan en naast onze toonaangevende kantoren in Antwerpen en Hamburg verhuisden we met ons Nederlandse operationele kantoor naar de bovenste verdieping van Fellenoord 200 – 240 in hartje Eindhoven. Het kantoor gooit hoge ogen en het resultaat is een hele fijne werkplek met een eigen bedrijfsbar voor onze lunches en borrels, met als bonus een spectaculair uitzicht over de stad.

Functieprofiel
Jij bent als Office Manager dagelijks verantwoordelijk voor de operationele planning en aansturing van een flexibel en dynamisch team van 10 – 20 projectmedewerk(st)ers, welke het eerste aanspreekpunt zijn voor onze mystery shoppers. De meeste van hen werken bij je op kantoor, maar ook sommigen vanuit diverse andere plaatsen in binnen- en buitenland. Zij zorgen voor de volledige uitvoering van een bezoekronde, bewaken deadlines, zorgen dat de bezoeken conform de richtlijnen worden uitgevoerd en zijn verantwoordelijk voor kwaliteitscontrole en -borging. Het is daarnaast jouw team dat zorgt voor het onderhoud van en de werving en selectie voor onze mystery shopper database.

Je werkt daarnaast nauw samen met de projectcoördinatoren, die de doelstellingen van onze klanten vertalen naar de onderzoeken die we uitvoeren en de resultaten aan hen terugkoppelen. Zelf fungeer je als eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit je team, van klanten, partners van over de hele wereld en interne stakeholders, waaronder de administratieve afdeling, de Head of Training & Coaching en de Country Manager DACH.

Je rapporteert direct aan de Operationeel Directeur en zorgt ervoor dat je het overzicht behoudt aangaande diverse overlappende projectfases voor onze (inter)nationale klanten. In goed overleg met de projectcoördinatoren ben je verantwoordelijk voor de planning van je team. Jij weet feilloos de balans tussen werkdruk en kosten te vinden door te anticiperen op basis van onze KPI’s en zo de ideale bezettingsgraad te hanteren. Tot slot vervul je de HR-taken, van werving & selectie en tot het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en stagebegeleiding. Hierbij hanteer je van nature een coachende managementstijl, om jouw team en iedereen daarin elke dag te laten excelleren!

De projectadministratie in AFAS (ons ERP-systeem) kent voor jou geen geheimen en je draagt bij aan een correcte en tijdige cashflow door een punctuele naleving van het facturatieproces.

Vanuit jouw helicopterview signaleer je commerciële kansen tijdig en spart hierover met de Director of Business Development. Ook bottlenecks identificeer je tijdig en communiceer je breed, opdat deze tijdig kunnen worden gepareerd.

Gewenst kandidaatprofiel
Wij verwachten van onze kandidaten ten minste een afgeronde HBO opleiding, HBO+ denkniveau en 2 tot 8 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare, leidinggevende positie. Je bent bekend met courante software (MS Office, browsers en aanvullende pakketten) en maakt je gemakkelijk nieuwe programma’s eigen. Je bent bij machte om ten minste in het Engels en Nederlands zowel schriftelijk als mondeling vloeiend te communiceren, een aanvullende vreemde taal is een pré.Enkele kernwoorden; flexibel – georganiseerd – energiek – optimistisch – communicatief sterk – zelfstartend.

Een karakterologische test maakt deel uit van de selectieprocedure, waarmee wij trachten onze fijne groep collega’s op harmonieuze, homogene wijze aan te vullen.

What’s in it for you:
Naast onze beroemde en beruchte eindejaarsviering, behoort ook de jaarlijkse zomer-BBQ op ons dakterras in Antwerpen, met uitzicht op de Kathedraal van de Groenplaats, tot de secundaire voorwaarden.

Aangezien wij veel waarde hechten aan een gezonde balans tussen werk en privé, zijn we op zoek naar iemand die binnen 45 min enkele reis woon-werkverkeer woont. Reiskosten worden vergoed op basis van € 0,19 per km, ongeacht het vervoer van jouw keuze. Wij zijn uitstekend bereikbaar met trein- en bus en adviseren je dan ook om hier gebruik van te maken. Het salaris is marktconform en afhankelijk van jouw opleiding en voorgaande ervaring.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.